Lösungen // Ratio - PIN

Ausgangspunkt
Monatsabschlussarbeiten, Abstimmbuchungen, Umbuchungen, Stammdatenerfassungen ... - all diese Aktivitäten gehören zu den täglichen, immer wiederkehrenden Aufgaben eines Fachbereichsmitarbeiters. Nicht selten werden diese mit einem Officeprogramm wie z. B. Microsoft Excel vorbereitet, um sie schließlich manuell in die entsprechende Komponente des SAP R/3 Systems zu übernehmen. Meist sind die unterstützenden Programme so tief in den Ablauf verankert, dass sie schwer abzulösen sind.

Lösung
Mit dem vorliegenden SAP R/3-Add-On RatioPIN (Ratiosoft Posting Interface) besteht die Möglichkeit, die vorhandenen Microsoft Excel Arbeitsblätter weiterhin zur Vorbereitung oder Eingabe des Buchungsstoffes zu nutzen. Anschließend können die Daten jedoch automatisch ins SAP R/3 übertragen und gebucht werden. Der manuelle Erfassungsaufwand im SAP R/3 wird eliminiert. Fehler bei der Datenübernahme werden ausgeschlossen.

Prinzip
RatioPIN besteht aus zwei grundlegenden Komponenten, einem Microsoft Excel Add-In und einem Konfigurations- und Verbuchungsframework im SAP R/3 (siehe folgendes Blockdiagramm).

 

Ratio Pin Überblick

Das Excel Add-In ist für die Kommunikation und die Ergebnispräsentation zuständig, das Konfigurations- und Verbuchungsframework stellt die Funktionen zur Erstellung und Ablage unterschiedlicher Arbeitsblattlayouts und zur Durchführung und Steuerung der Verbuchung zur Verfügung.
Zur Verbuchung der Daten werden SAP-Standardfunktionen verwendet. Dadurch ist die Datenkonsistenz und der Anschluss des SAP-Berechtigungskonzepte sichergestellt.

Vorgehen / Verwendung
Durch das konfigurierbare Mapping der Excel-Zellen auf die Felder der SAP-Objekte ist RatioPIN in der Lage, ohne zusätzliche Programmierung, nahezu jedes beliebige Excel-Arbeitsblattlayout zu interpretieren.
Komplexe Objekte wie z.B. die FI-Buchung  oder der Materialstamm werden mit RatioPIN ausgeliefert.
Die Konfigurationen für einfachere Transaktionen, wie z.B. der CO-Umbuchung oder SD-Auftragsanlage, können jederzeit, mit wenigen Handgriffen, durch die Anwender selbst erstellt werden.
Aus den Konfigurationsinformationen können automatisch Excel-Arbeitsblattlayouts generiert werden.

 

Ratio PiN Excel Funktionen


In jedem Fall werden die Standardfunktionen von SAP verwendet. Dadurch sind die Datenkonsistenz, die Beachtung des Berechtigungskonzepts und eine Protokollierung der Vorgänge gewährleistet.

 

Vorteile von RatioPIN gegenüber dem herkömmlichen Vorgehen

  • Realtime Verbuchung aus Microsoft Excel
  • Definition beliebiger Arbeitsblattlayouts
  • Flexibles Mapping der Zellen des Excel Arbeitsblattes auf die Felder der SAP Objekte
  • Geschäftslogik weiterhin zentral im SAP R/3
  • Protokollierung aller Vorgänge in einem SAP R/3 Anwendungslog
  • Beachtung des SAP R/3 Berechtigungskonzepts
  • Kein Dateihandling erforderlich
  • Keine Schnittstellenprogrammierung erforderlich
  • Leicht erlernbare Konfiguration und Handhabung

 

Betriebswirtschaftlicher Nutzen von RatioPIN

  • Zeitersparnis durch Automatisierung der Datenerfassung
  • Fehlervermeidung durch Reduktion der manuellen Tätigkeit – Verbesserung der Datenqualität
  • Zeitersparnis durch entfallenden Abstimmaufwand
  • Mitarbeitermotivation durch Verringerung monotoner Tätigkeiten

 

Sicherheit
Bei der Konzeption von RatioPIN wurde gesteigerten Wert darauf gelegt, die Geschäftslogik und damit die Sicherheitsrelevanten Funktionen im SAP System zu platzieren. Nur dadurch besteht die Möglichkeit, mit SAP-Mitteln Kontrolle auf die Vorgänge innerhalb des Werkzeugs auszuüben (Anbindung des Application-Log, zusätzliche Berechtigungsprüfung auf Arbeitsblattebene). Durch den Anschluss an das Korrektur- und Transportwesen ist es zwingend, zur Etablierung einer Schnittstelle (Arbeitsblatt-Layout), eine oder mehrere Kontrollinstanzen zu beteiligen.
Eine dezentrale Lösung (Installation der Hauptkomponenten auf den PC´s) schied aus, da so eine zentrale Überwachung der Vorgänge unmöglich wäre. Die Anwender wären dadurch in der Lage, die Layouterstellung selbst vorzunehmen und danach sofort Daten beliebiger Art und in beliebigem Umfang in jedem erreichbaren SAP-System zu verbuchen.


In einer Online-Demo (siehe „Weiterführende Informationen“) können Sie sich am Beispiel einer CO-Umbuchung die Funktionsweise von RatioPIN ansehen.